Wat is projectuitvoering? | De werkstroom (2024)

Wat is projectuitvoering? Projectuitvoering is de fase van het project waarin alles wat uw team heeft gepland, in praktijk wordt gebracht.

Het team doet er alles aan om projecten een goede start te geven. Je organiseert kick-off meetings om alle belangrijke spelers op één lijn te krijgen, stelt gedetailleerde tijdlijnen op en werkt met iedereen samen om een ​​projectplan te maken.

Het uitvoeren van een project betekent dat u de handen uit de mouwen moet steken en alles wat u in uw projectplan heeft gepland, moet uitvoeren. Simpel gezegd: u gaat deze strategieën uitvoeren om het project tot een goed einde te brengen.

Je hoort misschien ook wel over projectuitvoering als projectimplementatie. Kortom, het is een andere mooie manier om hetzelfde te zeggen.

Uitvoering is de derde stap van het typischelevenscyclus van projecten, dat in totaal vier fasen kent: initiatie, planning, uitvoering en afsluiting.

Je zou kunnen denken dat de uitvoeringsfase de gemakkelijkste van allemaal is, vooral als je het moeilijkste al hebt gedaan en de basis hebt gelegd voor het succes van het project. Maar juist in de uitvoeringsfase hebben veel teams problemen.

Denk er eens over na in de context van je persoonlijke leven: een budget instellen is eenvoudig, het moeilijkste is om je eraan te houden (vooral als je alleen maar toegeeft en een pizza bestelt, ongeacht wat je portemonnee zegt).

Een implementatiekloof klinkt eng, nietwaar? Nou ja, in zekere zin is dat ook zo.

Of u nu denkt dat uw persoonlijke budget mislukt (hey, we hebben het allemaal meegemaakt) of dat een teamproject niet verloopt zoals gepland, eenimplementatiekloof(vaak een ‘strategische kloof’ genoemd) vertegenwoordigt een kloof tussen gevestigde principes en de realiteit.

Weet jij hoe je al die goed ontworpen strategieën en plannen voor je project hebt opgesteld? Als u ze niet kunt volgen en uw doelen niet kunt bereiken, spreken we van een leemte in de uitvoering.

Helaas komen deze verbroken verbindingen vaak voor. Volgens de enquêtePulse of the Profession 2017 van Project Management InstituteVolgens uitvoerende leiders voldeed slechts 60% van hun strategische initiatieven aan hun doelstellingen.

Er zijn talloze mogelijke oorzaken van hiaten in de implementatie, zoals te ambitieuze doelstellingen en tijdlijnen, weinig of geen duidelijkheid over de projectprincipes of -doelstellingen, en zelfs een gebrek aan steun van de belangrijkste belanghebbenden.

Een van de belangrijkste oorzaken heeft te maken met de middelen van uw project. Hulpbronnen zijn de materialen die je nodig hebt om het project te voltooien. Ze kunnen specifieke afdelingen of teamleden omvatten, werkelijke tijd en materialen (denk aan softwareprogramma's, vergaderruimtes en meer).

Wanneer we een project plannen, trappen we in de valkuil dat we er eenzijdig over nadenken, alsof dit het enige is waar iedereen mee te maken krijgt.

In de praktijk werken de zaken niet zo. Dat project staat andere dagelijkse verantwoordelijkheden en problemen in de weg. Grondstoffen zijn veel schaarser dan we dachten toen we het project planden door luchtkastelen te bouwen.

Uiteindelijk moet je concurreren om de middelen die je nodig hebt, of prioriteiten stellen, en soms wacht je gewoon tot ze arriveren. Deze knelpunten ondermijnen het plan en de tijdlijn die u in het begin hebt opgesteld.

Of erger nog, ze vernietigen je project volledig. DeOnderzoek van het Project Management Institute 2018bleek dat 21% van de projecten mislukt vanwege schaarse of beperkte middelen.

Allereerst is het moeilijk om iets uit te voeren als je niet begrijpt waarom het gebeurt. Echter,slechts 55%van de mensen die aan projecten deelnemen, vindt dat ze duidelijk zijn over de zakelijke doelstellingen van hun projecten.

Je moet iedereen aan boord krijgen voordat het project van start gaat. Begin met eenEerste ontmoetingeffectief waarin u kunt praten over de doelstellingen van het project en het plan dat u heeft opgesteld om deze te bereiken. Laat voldoende tijd over voor vragen, zodat u vragen of problemen proactief kunt aanpakken.

U denkt misschien: “We maken altijd een gedetailleerd projectcharter waar u naar kunt verwijzen.” Stel uzelf nu de vraag: wanneer hebt u voor het laatst een lang document geraadpleegd om een ​​eenvoudig antwoord of advies te krijgen? Niet zo vaak, toch?

Het is beter om eenprojectposter, een samenwerkingsdocument dat het probleem beschrijft dat uw project oplost, evenals de reikwijdte en potentiële kennislacunes. De projectposter is een levend document en kan dus meegroeien met uw project.

Succesvolle projectuitvoering betekent immers niet dat uw plan niet kan veranderen naarmate u leert en vooruitgang boekt. Er ontstaan ​​altijd nieuwe dingen en je moet flexibel zijn.

Bij het plannen van interdisciplinaire projecten is het gemakkelijk om ervan uit te gaan dat de overdracht van het project tussen de teams zonder grote problemen zal plaatsvinden. Je stelt je een perfecte wapenwisseling voor in een estafetterace (misschien zelfs de soundtrack van Rocky III met “Eye of the Tiger” of die vanBrand auto'sde Vangelis).

Helaas is de werkelijkheid veel gecompliceerder dan uw verbeelding. Als het tijd is om het project aan een ander team over te dragen, wordt er soms veel gezeurd en gezeurd.

Dit komt omdat andere teams onder geen enkel voorwendsel kunnen ingrijpen in projecten. Met dit in gedachten is het raadzaam om bij het plannen van de dienstregeling een specifiek tijdsbestek voor de transfers op te geven. Dat geeft het nieuwe team enige flexibiliteit om op snelheid te komen.

Houd alle andere teams op de hoogte van updates van de projectstatus, wijzigingen, enz., zodat ze niet achterblijven als het hun beurt is om het over te nemen. Samenvloeiing heeftsjablonen voor projectmanagementwie kan hierbij helpen.

Weet je nog dat we het hadden over de valkuil van het eenzijdig plannen van een project? U moet er rekening mee houden dat uw project afhankelijk zal zijn van beperkte middelen en om deze middelen zal strijden.

Daarom moeten taak- of resource-afhankelijkheden tijdens de planningsfasen worden gedetecteerd, zodat er onmiddellijk rekening mee kan worden gehouden in het proces en de planning.

Zijn er bijvoorbeeld stappen in uw project die pas kunnen worden voltooid nadat andere eerdere taken zijn afgevinkt? Dat zou een taakafhankelijkheid zijn. Is de datawetenschapper van uw bedrijf echt beperkt beschikbaar en bent u afhankelijk van hun werklast? Dat is een belangrijke afhankelijkheid van hulpbronnen waarmee rekening moet worden gehouden.

Het proactief plannen van deze aspecten kan u helpen een project veel soepeler te laten verlopen, vooral als u er rekening mee houdt dat enkele veelvoorkomende oorzaken vanmislukte projectenzoon:

• Ontoereikende resourceprognoses (23%)
• Beperkte middelen (20%)
• Taakafhankelijkheid (11%)

Je kunt ook gebruik maken van dekritiek pad(CPM) om ervoor te zorgen dat u realistisch bent over uw planning. Het lijkt een vervelend klusje, maar in de praktijk is het eenvoudig.

Kortom, u moet de langste reeks afhankelijke taken in uw project identificeren. Zie het als een rij dominostenen. Als er op dit kritieke pad vertraging optreedt, loopt het hele project vertraging op. Dit helpt je te weten waar je wat ademruimte hebt en waar je je zo dicht mogelijk bij het schema moet houden.

Je hebt een getekendProjectplan, je hebt het met het team gedeeld, en nu kun je ervan uitgaan dat alles op zijn plaats zal vallen. Want dat is het enige wat nodig is om projecten goed te laten verlopen.

Niet precies. Om projecten goed te laten verlopen, moet je de voortgang regelmatig monitoren en indien nodig de koers bijsturen. Het is niet voldoende om een ​​begin- en eindvergadering voor een project op de kalender te hebben staan; Er moeten ook periodieke beoordelingen worden gepland.

Tijdens deze bijeenkomsten kunt u problemen bespreken, eventuele verwarring wegnemen en uw project in de goede richting blijven sturen. Je kunt het team ook om feedback vragen over hoe het project ervoor gaat zorgen dat iedereen zich gehoord en gewaardeerd voelt als medewerker.

Als u zich heeft gevestigdtekenen en maatregelenAan het begin van uw project (wat wij ten zeerste aanbevelen) zijn deze bijeenkomsten ook een gelegenheid om uw voortgang grondig te evalueren.

Niemand wil het zinkende gevoel ervaren dat je krijgt als al je zorgvuldige projectplanning verloren gaat.

Het goede nieuws is dat je niet de enige bent. Door gebruik te maken van de projectuitvoeringsstrategieën die we hebben beschreven, voorkom je dat je energie investeert in een planning die, ondanks al je goede bedoelingen, vol valkuilen zit waar je team in kan trappen.

Zelfs nadat u deze nieuwe tips heeft toegepast, moet u er rekening mee houden dat dit een leerproces is. Het kan zijn dat u uw volgende project niet perfect uitvoert, en dat is oké! Je zult blijven verbeteren met elk nieuw project dat je aanpakt. En binnen korte tijd zullen jij en je team echte machines zijn voor het uitvoeren van wendbare en effectieve projecten.